Müsteşar, Müsteşar Yardımcısı, Genel Müdür, Genel Müdür Yardımcısı düzeyindeki yüksek bürokratlar, genel olarak sadece ilgili kurumsal yapıların ana gövdesini görmektedirler, Üretilen ve sunulan hizmeti çok global ölçekte algılamaktadırlar. Kurumun tabanında neler olduğunun bilinmesi, çalışanların faaliyetlerindeki performansların izlenmesi gibi başarıya yönelik detaylar, yüksek düzeydeki bürokratlar tarafından daha alt kademelerin görevleri olarak düşünülmekte, bir şekilde kendilerinin doğrudan ilgi alanı dışında gibi algılanmaktadır. Bürokratlar, alt kademe görevlilerden kendilerine verilen bilgilerle yetinmektedirler. Halbuki, bazen bizzat araziye inmek, uç noktalardaki süreçleri izlemek, sorunları yerinde tespit etmek, yönetime bilgi veren görevlilerin, gayret, dikkat ve hassasiyetlerini de artıracaktır. Çünkü, ara sıra sahadaki uygulamaların içine bizzat giren ve konusunun uzmanı olan bir yöneticiyi “yetersiz/özensiz bilgilendirmeye”, hiçbir görevli cesaret edemeyecektir. Kamu kurumlarındaki gözlemler, zaman zaman uygulama alanlarında bizzat bulunmanın ne kadar önemli olduğunu göstermektedir. İşte bu noktada, hizmet üreten, sunan kurumların ve birimlerin “yönetimi/denetimi“ kadar, bu “yönetimlerin/denetimlerin izlenmesi“, yani“yönetimin yönetimi“
ve “denetimin denetimi“ gibi tanımlayabileceğimiz konseptler de önem kazanmaktadır.Kamu kurumlarının yönetimindeki teknik konular ne kadar önemli ise, kurumlardaki bazı üst düzey yöneticilerin genellikle zayıf oldukları konular da bunlardır. Her kurumun mutlaka kendi bünyesinde kurduğu bir teknik ekibi olmalı ve yöneticilere düzenli bilgi vermelidir. Yalnız mevcut problemler değil, ama ilerde muhtemelen karşılaşılabilecek potansiyel sorunlar bile, proktif olarak önceden değerlendirilmelidir. Her konuda görev-yetki-sorumluluk paylaşımı açıkça tanımlanmalıdır. Kurum yöneticileri sadece bilgi almakla kalmamalı, belli aralıklarla kurumun tamamını teknik ekiple birlikte dolaşarak, tüm hizmet mekanlarını bizzat görmeli, hem hizmet üreten ve sunan personelin, hem de hizmet alan muhatapların şikayetlerini/memnuniyetlerini yerinde tespit etmelidir. Gözlemler sırasında, kamu yöneticilerinden bir kısmının, çalıştıkları kurumun tarihsel gelişimini, bugünlere nasıl gelindiğini bilmedikleri ve mevcut güncel haliyle devlet içindeki ağırlık derecesini doğru değerlendiremedikleri kanaatine varılmıştır. Kendi kurumunu tam tanımayan, hatta kurumunun bazı bölümlerine ve birimlerine hiç gitmemiş bazı bürokratlar bile vardır. Hem hizmet üreten ve sunan tüm personelde, hem de hizmet alan muhataplarda, yöneticilerin her an için kendileriyle aynı mekanlarda bulunabilecekleri, fikir alışverişi yapabilecekleri, olumlu şeyleri takdir edip, olumsuzları da uyarabilecekleri hususunda, bir kanaat oluşmalıdır. Böyle bir kanaatın sadece oluşması bile, başarılı bir yönetim uygulamasının en önemli temel taşıdır. Yöneticilerin kapısı, herkese açık olmalıdır. Kendilerinin o makamlarda hizmet için bulundukları hiçbir zaman unutulmamalıdır. Kurum yöneticileri, tüm çalışanlarını çözüm ortakları olarak görmeli, hizmet sunulan muhatapların beğeni ve takdirini kazanmanın ise, en az hizmetin kendisi kadar önemli olduğunu dikkate almalıdırlar. Kamu kurumlarımızın yöneticilerine profesyonel yönetim eğitimleri verilmelidir. Kurumlarımızın en temel işlevleri, “hizmet-eğitim-bilgi” üretmektir. Kurumlar, bu üç alanda ürettikleri her değeri tanımlayıp kategorize edebilmeli, özeleştiriyle irdeleyerek, daima daha iyisini yapabilmek için sistematik ve bilimsel bir gayret oluşturmalıdırlar.
Kurumsal arşivler, kamusal devlet ve yönetim hafızasına katkıda bulunmalıdır. Üstelik, yukarıda
“hizmet-eğitim-bilgi” şeklinde belirttiğimiz üç alanda değer üretme faaliyeti, yeni bir düzenleme ile, daha çok sayıdaki kurumun, hatta ilk fırsatta tüm kurumların görevi haline getirilmelidir. Bu üç değerin bir arada üretimindeki sinerjik senkronizasyon, her birinin ayrı ayrı tek başına üretilmesi halindeki maliyetlere göre, çok daha düşük bir kaynak gerektirecektir. Kendi alanlarında uzman olan ve
“hizmet-eğitim-bilgi” üreten çalışanlar ile yönetim arasında, düzenli, interaktif ve çift yönlü bir iletişim-paylaşım ortamı sağlanması, hem kurumsal, hem de bireysel performansı artıracaktır.
Selam ve dualarımla
